1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong các công tác: hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ và thi đua khen thưởng.
2. Nhiệm vụ
a) Công tác Kế hoạch - Tổng hợp
- Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình, kế hoạch công tác của Trường; tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị thực hiện các chương trình, kế hoạch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của Nhà trường;
- Chủ trì công tác tổng hợp, làm báo cáo công tác định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo công tác năm học của Trường; lập biểu và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu.
b) Công tác Hành chính, văn thư lưu trữ
- Quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư - lưu trữ (thể thức văn bản, thủ tục và quy trình ban hành văn bản, lưu trữ văn bản, tài liệu theo quy định của pháp luật);
- Chủ trì xây dựng danh mục tài liệu mật (bảo vệ bí mật Nhà nước) trong phạm vi của Nhà trường. Tiếp nhận, xử lý các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử…từ các nơi gửi đến và chuyển cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền; kiểm tra thể thức, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của đơn vị, cá nhân thuộc Trường;
- Chủ trì tổ chức thực hiện việc quản lý và điều hành Nhà trường thông qua phần mềm hỗ trợ;
- Bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định; cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho VC, NLĐ; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến liên hệ công tác;
- Là đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Trường;
- Phụ trách lễ tân, khánh tiết cho các hoạt động;
- Quản lý và điều hành các hoạt động của bộ phận lái xe; xây dựng kế hoạch thuê mượn các phương tiện giao thông vận tải; đặt vé tàu, xe, máy bay để phục vụ cho các hoạt động của Trường;
- Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; phục vụ các phòng làm việc của Tập thể lãnh đạo Trường;
- Đầu mối liên hệ Ban liên lạc Cựu sinh viên các khóa, các Hội Cơ điện tại các tỉnh, thành phố trong cả nước. Phối kết hợp với các Khóa, Hội để thực hiện tốt mối liên hệ giữa Nhà trường nhằm huy động các nguồn lực phục vụ cho quá trình phát triển Nhà trường.
c) Công tác Thi đua, khen thưởng
- Chủ trì việc đánh giá, xếp loại tập thể, cá nhân hàng năm;
- Tổ chức phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các văn bản của ngành giáo dục và của ĐHTN về công tác thi đua, khen thưởng.
- Chủ trì việc xây dựng Quy chế thi đua khen thưởng và các văn liên quan
- Chủ trì công tác bình xét danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng;
- Chủ trì công tác xây dựng kế hoạch, chương trình cho các phong trào thi đua của trường.
- Là thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường.
d) Công tác Tổ chức cán bộ
- Chủ trì nghiên cứu đề xuất lãnh đạo Trường về tổ chức bộ máy, thành lập, giải thể, sáp nhập các đơn vị thuộc Trường theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường;
- Chủ trì đề xuất và thực hiện thủ tục trình Hiệu trưởng thành lập, kiện toàn các Hội đồng tư vấn, tham mưu, giúp việc, các ban/ tiểu ban giúp việc, tổ công tác, ban quản lý các dự án, đề án của Trường (trừ các công việc có tính chất chuyên môn thường xuyên của đơn vị);
- Chủ trì xây dựng quy định chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc Trường, các văn bản, quy định điều hành công tác tổ chức nhân sự của Trường, các chế độ phân cấp, phân quyền quản lý của Nhà trường;
- Chủ trì xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về nhân sự và tổ chức bộ máy;
- Phối hợp với Ban Tổ chức Đảng ủy xây dựng quy hoạch đội ngũ VC, NLĐ phù hợp về cơ cấu, số lượng, tiêu chuẩn các chức danh, vị trí;
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện: công tác tuyển dụng, công tác điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác; công tác thi tuyển, xét nâng ngạch, chuyển ngạch theo phân cấp;
- Chủ trì việc đánh giá hết tập sự, thử việc đối với VC, NLĐ. Thực hiện các thủ tục trình Hiệu trưởng ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động và hợp đồng vụ việc trong Trường;
- Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng phát triển đội ngũ VC, NLĐ phù hợp với tiêu chuẩn chung và yêu cầu của Trường;
- Tham mưu, giúp Hiệu trưởng về việc đề bạt, bổ nhiệm nhân sự. Phối hợp với Đảng ủy thực hiện công tác bổ nhiệm viên chức lãnh đạo, quản lý các cấp theo thẩm quyền;
- Chủ trì thực hiện công tác xét, đề nghị nâng lương và các khoản phụ cấp;
- Tổ chức thực hiện các chế độ nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội đảm bảo quyền lợi chính đáng và hợp pháp cho VC, NLĐ bao gồm: chế độ thai sản, phụ cấp độc hại, phụ cấp nghề nghiệp, bảo hộ lao động, tai nạn lao động, ốm đau ngắn ngày, dài ngày…
- Chủ trì thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách đối với VC, NLĐ trước khi nghỉ hưu, chế độ đối với VC, NLĐ là thương binh, có thân nhân là liệt sĩ;
- Thực hiện các thủ tục cử VC, NLĐ đi công tác, đi học tập ngắn hạn, dài hạn, các khóa bồi dưỡng trong và ngoài nước; đi nghỉ hè, nghỉ phép; tiếp nhận VC, NLĐ hoàn thành chương trình đào tạo, bồi dưỡng;
- Quản lý, cập nhật hồ sơ VC, NLĐ; lưu trữ sổ sách, báo cáo, thống kê về nhân sự; theo dõi tăng giảm biên chế, xác nhận các giấy tờ, văn bản của VC, NLĐ; thẩm tra, xác minh hồ sơ đối với VC, NLĐ;
- Chủ trì xây dựng đề án vị trí việc làm hàng năm;
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện KPIs của Trường.
- Chủ trì việc lấy ý kiến phản hồi của đội ngũ cán bộ, giảng viên và người lao động về điều kiện công tác, chế độ, chính sách; về sứ mạng, tầm nhìn, chiến lược, hệ thống quản trị, chính sách của Nhà trường.
e) Công tác bảo vệ chính trị nội bộ
- Chủ trì công tác lập kế hoạch Bảo vệ chính trị nội bộ trường; phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương và các cơ quan an ninh tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong trường;
- Lập kế hoạch theo dõi, quản lý giáo dục các trường hợp cá biệt;
- Phối hợp với ủy ban kiểm tra Đảng ủy xác minh, thẩm tra kịp thời khi phát hiện VC, NLĐ có hành vi vi phạm pháp luật; nghi vấn làm sai hoặc cố ý làm sai chủ trương đường lối của Đảng, Pháp luật nhà nước và các quy định của Nhà trường;
- Thừa ủy quyền của Hiệu trưởng làm việc với các cơ quan ngoài trường về các vấn đề liên quan đến VC, NLĐ của trường;
- Tham mưu và tổ chức thực hiện việc xây dựng lực lượng tự vệ, xây dựng kế hoạch huấn luyện, kế hoạch bảo vệ cơ quan, triển khai các hoạt động bảo đảm an ninh quốc phòng, xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc theo chỉ đạo của Ban chỉ huy quân sự cấp trên; quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến sĩ quan, quân nhân dự bị.
f) Quản lý ô tô, xăng, dầu
- Lập sổ theo dõi số km/ tháng của từng xe phù hợp với lệnh điều động xe;
- Lập sổ theo dõi cấp phát xăng, dầu theo định mức đã quy định;
- Lập sổ theo dõi tình trạng hỏng hóc, lịch bảo dưỡng, sửa chữa. Tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe.